Recibo de Pagamento Online: Guia Completo 2026 [Com Templates Grátis]
Você precisa criar um recibo de pagamento online mas não sabe por onde começar? Neste guia completo, você vai aprender tudo sobre recibos de pagamento online: o que são, quando usar, como criar, quais informações incluir e as melhores ferramentas modernas para 2026.
O Que é um Recibo de Pagamento Online?
Um recibo de pagamento online é um documento digital que comprova que um pagamento foi realizado entre duas partes. Diferente da nota fiscal (que tem fins tributários), o recibo serve como comprovante simples de transação financeira.
Recibo vs Nota Fiscal: Qual a Diferença?
| Característica | Recibo de Pagamento | Nota Fiscal |
|---|
| Obrigatoriedade | Opcional (boa prática) | Obrigatória para empresas |
| Fins | Comprovante simples | Documento fiscal e tributário |
| Quem pode emitir | Qualquer pessoa/empresa | Apenas empresas registradas |
| Impostos | Não gera impostos | Incide tributos |
| Validade legal | Válido como prova | Válido como prova fiscal |
Quando Usar Recibo de Pagamento Online?
✅ Use recibo quando:
- Você é freelancer autônomo (PF)
- Presta serviços eventuais
- Vende produtos como pessoa física
- Cliente solicita comprovante simples
- Não precisa emitir nota fiscal
❌ Use nota fiscal quando:
- Você tem empresa (CNPJ)
- Cliente exige nota para abatimento fiscal
- Serviço/produto exige emissão por lei
- Valor supera limite de MEI (se aplicável)
Por Que Criar Recibos de Pagamento Online?
1. Proteção Legal
Um recibo bem feito protege ambas as partes:
- Para quem recebe: Comprova que o serviço foi prestado
- Para quem paga: Comprova que o pagamento foi realizado
2. Profissionalismo
Recibos profissionais transmitem:
- ✅ Seriedade e credibilidade
- ✅ Organização financeira
- ✅ Transparência nas transações
- ✅ Confiança para futuros trabalhos
3. Controle Financeiro
Recibos online facilitam:
- 📊 Histórico completo de recebimentos
- 💰 Declaração de Imposto de Renda
- 📈 Análise de receitas
- 🔍 Rastreamento de pagamentos
4. Agilidade e Velocidade
Recibos online são:
- ⚡ Criados em segundos
- 📱 Acessíveis de qualquer lugar
- 🔗 Compartilháveis instantaneamente
- ☁️ Armazenados automaticamente na nuvem
O Que Um Recibo de Pagamento Deve Conter?
Informações Obrigatórias
Para ter validade legal, um recibo deve conter:
1. Título do Documento
RECIBO DE PAGAMENTO
2. Valor e Forma de Pagamento
Recebi de [NOME DO PAGADOR] a quantia de R$ 2.500,00
(dois mil e quinhentos reais) referente a [DESCRIÇÃO DO SERVIÇO/PRODUTO].
Forma de pagamento: PIX
3. Dados Completos do Emissor (Quem Recebe)
- Nome completo
- CPF ou CNPJ
- Endereço completo
- Telefone e e-mail (recomendado)
4. Dados Completos do Pagador (Quem Paga)
- Nome completo ou razão social
- CPF ou CNPJ
- Endereço (recomendado)
5. Data e Local
São Paulo, 12 de janeiro de 2026
6. Assinatura
- Assinatura do emissor (quem recebe)
- Assinatura digital (no caso de recibos online)
Informações Adicionais Recomendadas
Para recibos mais profissionais, inclua:
✅ Número sequencial do recibo
Recibo nº 001/2026
✅ Descrição detalhada do serviço/produto
Desenvolvimento de website institucional responsivo
com 5 páginas, incluindo design personalizado e
otimização SEO básica.
✅ Período de referência
Referente ao mês de janeiro/2026
✅ Observações importantes
Obs: Serviço prestado como autônomo (pessoa física)
Template de Recibo de Pagamento [Grátis]
Template Básico
═══════════════════════════════════════
RECIBO DE PAGAMENTO
Nº 001/2026
═══════════════════════════════════════
EMISSOR (Quem Recebe)
Nome: João Silva
CPF: 123.456.789-00
Endereço: Rua das Flores, 123 - São Paulo/SP
E-mail: joao@email.com
Telefone: (11) 98765-4321
───────────────────────────────────────
PAGADOR (Quem Paga)
Nome: Maria Santos
CPF: 987.654.321-00
───────────────────────────────────────
VALOR E SERVIÇO
Recebi de MARIA SANTOS a quantia de
R$ 2.500,00 (dois mil e quinhentos reais)
Referente a:
Desenvolvimento de website institucional
responsivo com 5 páginas, incluindo design
personalizado e otimização SEO básica.
Período: Janeiro/2026
Forma de pagamento: PIX
───────────────────────────────────────
São Paulo, 12 de janeiro de 2026
_______________________________
Assinatura - João Silva
CPF: 123.456.789-00
═══════════════════════════════════════
Template Profissional (com logo e design)
╔═══════════════════════════════════════╗
║ ║
║ [SEU LOGO AQUI] ║
║ ║
║ RECIBO DE PAGAMENTO ║
║ Nº 001/2026 ║
║ ║
╚═══════════════════════════════════════╝
┌─────────────────────────────────────┐
│ DADOS DO EMISSOR │
└─────────────────────────────────────┘
João Silva - Design & Desenvolvimento
CPF: 123.456.789-00
Rua das Flores, 123 - Centro
São Paulo/SP - CEP 01234-567
📞 (11) 98765-4321
📧 contato@joaosilva.com
🌐 www.joaosilva.com
┌─────────────────────────────────────┐
│ DADOS DO CLIENTE │
└─────────────────────────────────────┘
Maria Santos
CPF: 987.654.321-00
┌─────────────────────────────────────┐
│ DETALHES DO PAGAMENTO │
└─────────────────────────────────────┘
Descrição:
Desenvolvimento de website institucional
responsivo com 5 páginas, incluindo:
• Design personalizado
• Responsividade mobile
• Otimização SEO básica
• Integração com formulário de contato
Período: Janeiro/2026
Valor: R$ 2.500,00
Valor por extenso: Dois mil e quinhentos reais
Forma de pagamento: PIX
Data do pagamento: 12/01/2026
┌─────────────────────────────────────┐
│ OBSERVAÇÕES │
└─────────────────────────────────────┘
Serviço prestado como profissional
autônomo (pessoa física)
───────────────────────────────────────
São Paulo, 12 de janeiro de 2026
_______________________________
João Silva
CPF: 123.456.789-00
Como Criar Recibo de Pagamento Online: 4 Métodos
Método 1: Word/Google Docs (Manual)
Como fazer:
- Abra Word ou Google Docs
- Use template acima como base
- Preencha manualmente todos os dados
- Salve como PDF
- Envie para o cliente
Prós:
- ✅ Grátis
- ✅ Controle total do layout
- ✅ Funciona offline
Contras:
- ❌ Demorado (15-30 minutos por recibo)
- ❌ Risco de erros de digitação
- ❌ Sem numeração automática
- ❌ Difícil de organizar e buscar
Quando usar: Se você faz apenas 1-2 recibos por ano.
Método 2: Excel/Google Sheets (Semi-automático)
Como fazer:
- Crie planilha com template
- Use fórmulas para cálculos automáticos
- Preencha dados variáveis
- Exporte como PDF
Prós:
- ✅ Grátis
- ✅ Cálculos automáticos
- ✅ Histórico em planilha
Contras:
- ❌ Requer conhecimento de Excel
- ❌ Visual básico
- ❌ Ainda demanda tempo
Quando usar: Se você tem conhecimento de planilhas e faz poucos recibos.
Método 3: Geradores Online Gratuitos
Como fazer:
- Acesse gerador de recibos online
- Preencha formulário
- Gere PDF automaticamente
- Baixe e envie
Prós:
- ✅ Grátis
- ✅ Rápido (5-10 minutos)
- ✅ Visual profissional
Contras:
- ❌ Sem histórico de recibos
- ❌ Sem personalização de marca
- ❌ Precisa preencher tudo sempre
- ❌ Pode ter anúncios ou marca d'água
Quando usar: Uso eventual, sem necessidade de histórico.
Método 4: Plataformas Profissionais (Recomendado)
Como fazer:
- Cadastre-se em plataforma profissional
- Configure seus dados uma vez
- Crie recibo em 30 segundos
- Link de pagamento gerado automaticamente
- Cliente paga online, recibo gerado automaticamente
Prós:
- ✅ Extremamente rápido (30 segundos)
- ✅ Histórico completo de todos os recibos
- ✅ Personalização com logo e marca
- ✅ Numeração automática sequencial
- ✅ Link de pagamento integrado
- ✅ Notificação quando cliente paga
- ✅ Dashboard para controle financeiro
- ✅ Backup automático na nuvem
Contras:
- ❌ Pode ter custo (mas geralmente compensa)
Quando usar: Se você emite recibos regularmente e quer profissionalismo.
Passo a Passo: Criar Recibo Online em 30 Segundos
Com Plataforma Moderna (LinkPix)
Passo 1: Faça login na plataforma
Passo 2: Clique em "Novo Recibo" ou "Nova Fatura"
Passo 3: Preencha dados básicos
Cliente: Maria Santos
Valor: R$ 2.500,00
Descrição: Desenvolvimento de website
Passo 4: IA preenche automaticamente
- Dados do cliente (se já cadastrado)
- Seus dados completos
- Numeração sequencial
- Data atual
- Template profissional
Passo 5: Revise (opcional)
Passo 6: Clique em "Criar e Enviar"
Resultado:
- ✅ Recibo criado em 30 segundos
- ✅ Link de pagamento gerado
- ✅ Enviado automaticamente para cliente
- ✅ Você recebe notificação quando pago
- ✅ Recibo salvo no histórico
Recibos Online com Pagamento Integrado
A Evolução: Recibo + Link de Pagamento
Em 2026, as melhores plataformas combinam:
Recibo tradicional:
RECIBO DE PAGAMENTO
Valor: R$ 2.500,00
Status: PENDENTE
+ Link de pagamento:
🔗 Pagar agora: linkpix.com/pay/abc123
✅ PIX (instantâneo)
✅ Cartão de crédito (até 12x)
✅ Boleto (1-3 dias)
Resultado:
- Cliente recebe recibo + link
- Cliente paga com 1 clique
- Pagamento confirmado automaticamente
- Recibo atualizado: PAGO ✅
- Você recebe notificação na hora
Benefícios do Pagamento Integrado
Para quem recebe:
- 💰 Recebe mais rápido (pagamento instantâneo)
- 📊 Status em tempo real
- 🔔 Notificações automáticas
- 💳 Múltiplas formas de pagamento
Para quem paga:
- ⚡ Paga com 1 clique
- 🔒 Pagamento seguro
- 📱 Funciona no celular
- 🧾 Recibo já fica salvo
Recibo de Pagamento Online É Válido Legalmente?
Sim! Recibos Digitais Têm Validade Legal
Segundo a Lei 14.063/2020 (Lei da Assinatura Eletrônica), documentos digitais têm validade jurídica no Brasil.
Requisitos para validade:
-
✅ Identificação clara das partes
-
✅ Descrição do serviço/produto
-
✅ Valor e forma de pagamento
-
✅ Data e local
-
✅ Assinatura (pode ser digital)
- Assinatura eletrônica simples
- Assinatura eletrônica avançada
- Assinatura eletrônica qualificada (ICP-Brasil)
Tipos de Assinatura Digital
Assinatura Simples:
- Nome digitado + IP + data/hora
- Válida para recibos comuns
- Aceita pela maioria dos tribunais
Assinatura Avançada:
- Certificado digital não ICP-Brasil
- Maior segurança
- Boa para valores altos
Assinatura Qualificada (ICP-Brasil):
- Certificado digital ICP-Brasil
- Mesma validade de assinatura física
- Necessária para contratos específicos
Para recibos comuns: Assinatura simples é suficiente.
Modelos de Recibo para Diferentes Situações
Recibo de Serviço Prestado
RECIBO DE SERVIÇO PRESTADO
Nº 001/2026
Recebi de [CLIENTE] a quantia de R$ 1.500,00
(mil e quinhentos reais) referente à prestação
de serviços de [TIPO DE SERVIÇO] realizados
em [PERÍODO].
Descrição detalhada:
- [Item 1]
- [Item 2]
- [Item 3]
Forma de pagamento: PIX
Data: 12/01/2026
_______________________________
[SEU NOME]
CPF: 000.000.000-00
Recibo de Venda de Produto
RECIBO DE VENDA
Nº 001/2026
Recebi de [CLIENTE] a quantia de R$ 800,00
(oitocentos reais) referente à venda de:
Produto: [NOME DO PRODUTO]
Quantidade: 2 unidades
Valor unitário: R$ 400,00
Valor total: R$ 800,00
Forma de pagamento: Cartão de crédito
Data: 12/01/2026
_______________________________
[SEU NOME]
CPF: 000.000.000-00
Recibo de Aluguel
RECIBO DE ALUGUEL
Nº 001/2026 - Referência: Janeiro/2026
Recebi de [INQUILINO] a quantia de R$ 2.000,00
(dois mil reais) referente ao aluguel do imóvel
localizado em [ENDEREÇO COMPLETO DO IMÓVEL].
Período: 01/01/2026 a 31/01/2026
Forma de pagamento: Transferência bancária
Data: 12/01/2026
_______________________________
[SEU NOME] - Proprietário
CPF: 000.000.000-00
Recibo de Adiantamento
RECIBO DE ADIANTAMENTO
Nº 001/2026
Recebi de [CLIENTE] a quantia de R$ 1.000,00
(mil reais) como adiantamento referente ao
projeto [NOME DO PROJETO].
Valor total do projeto: R$ 5.000,00
Valor já pago: R$ 1.000,00
Saldo restante: R$ 4.000,00
Forma de pagamento: PIX
Data: 12/01/2026
Obs: Saldo será pago após entrega final
_______________________________
[SEU NOME]
CPF: 000.000.000-00
Erros Comuns ao Criar Recibos Online
Erro 1: Dados Incompletos
❌ Problema:
Recebi de Maria a quantia de R$ 2.500,00
✅ Correto:
Recebi de Maria Santos (CPF 123.456.789-00)
a quantia de R$ 2.500,00 (dois mil e
quinhentos reais)
Erro 2: Descrição Vaga
❌ Problema:
Referente a serviços prestados
✅ Correto:
Referente à criação de identidade visual
completa, incluindo logo, paleta de cores,
tipografia e manual de marca, entregue em
janeiro/2026
Erro 3: Sem Valor por Extenso
❌ Problema:
Valor: R$ 2.500,00
✅ Correto:
Valor: R$ 2.500,00 (dois mil e quinhentos reais)
Erro 4: Sem CPF/CNPJ
❌ Problema:
João Silva
Rua X, 123
✅ Correto:
João Silva
CPF: 123.456.789-00
Rua X, 123 - São Paulo/SP
Erro 5: Sem Numeração
❌ Problema:
RECIBO DE PAGAMENTO
✅ Correto:
RECIBO DE PAGAMENTO
Nº 001/2026
Organização de Recibos: Boas Práticas
1. Numeração Sequencial
Use sistema organizado:
001/2026, 002/2026, 003/2026...
Ou:
2026-001, 2026-002, 2026-003...
2. Armazenamento Digital
Organize por:
- 📁 Ano (2026/)
- 📁 Mês (2026/01-janeiro/)
- 📁 Cliente (2026/01-janeiro/maria-santos/)
Nomeie arquivos:
2026-001-maria-santos-desenvolvimento-web.pdf
3. Backup Automático
- ☁️ Use serviço de nuvem (Google Drive, Dropbox)
- 💾 Mantenha cópia local
- 🔄 Configure backup automático
4. Histórico Completo
Guarde por pelo menos 5 anos:
- Declaração de Imposto de Renda
- Prestação de contas
- Possíveis auditorias
Recibo de Pagamento e Imposto de Renda
Como Declarar Recibos no IR
Se você recebe:
- Some todos os recibos do ano
- Declare em "Rendimentos Tributáveis Recebidos de PF/Exterior"
- Informe CPF de quem pagou
- Informe valor total
Exemplo:
Nome: Maria Santos
CPF: 123.456.789-00
Valor total recebido em 2026: R$ 30.000,00
Se você paga:
- Guarde todos os recibos
- Declare em "Pagamentos Efetuados"
- Código 99 - "Outros"
- Informe CPF de quem recebeu
Limite de Isenção 2026
- Até R$ 28.559,70/ano: Isento
- Acima: Tributável (tabela progressiva)
Importante: Mesmo isento, você deve declarar se:
- Recebeu mais de R$ 28.559,70
- Teve rendimentos de qualquer valor e se enquadra em outras obrigatoriedades
Ferramentas Recomendadas para Recibos Online
Para Profissionais e Freelancers
LinkPix ⭐ Recomendado
- ⚡ Cria recibos em 30 segundos
- 🤖 IA preenche automaticamente
- 🔗 Link de pagamento integrado
- 📊 Dashboard completo
- 💳 PIX, cartão e boleto
- 📱 Funciona no celular
Ideal para: Quem emite recibos regularmente
Para Uso Esporádico
Geradores online gratuitos
- Recibos.net
- Gerador de Recibos
- Templates Word/Google Docs
Ideal para: Uso eventual (1-2x por ano)
Para Controle Completo
Excel/Google Sheets
- Templates personalizados
- Controle manual total
- Planilhas de histórico
Ideal para: Quem tem tempo e conhece planilhas
Recibo Online para Diferentes Profissões
Freelancers de Tecnologia
Serviços comuns:
- Desenvolvimento de websites
- Design de interfaces
- Consultoria em TI
- Desenvolvimento de apps
Template sugerido:
Desenvolvimento de aplicativo mobile para iOS
e Android, incluindo:
• Design de interface (UI/UX)
• Desenvolvimento front-end e back-end
• Integração com APIs externas
• Testes e homologação
• Deploy nas lojas (App Store e Google Play)
Período: Janeiro/2026
Valor: R$ 15.000,00
Designers e Criativos
Serviços comuns:
- Identidade visual
- Design gráfico
- Edição de vídeo
- Ilustrações
Template sugerido:
Criação de identidade visual completa, incluindo:
• Logo principal + variações
• Paleta de cores (primária e secundária)
• Tipografia e hierarquia
• Manual de marca (20 páginas)
• Aplicações em mockups
Período: Janeiro/2026
Valor: R$ 3.500,00
Consultores
Serviços comuns:
- Consultoria empresarial
- Treinamentos
- Palestras
- Mentoria
Template sugerido:
Consultoria empresarial em [ÁREA], incluindo:
• Diagnóstico inicial (3 reuniões)
• Plano de ação estratégico
• Acompanhamento mensal (3 meses)
• Relatório final com recomendações
Período: Janeiro a Março/2026
Valor mensal: R$ 5.000,00
Total: R$ 15.000,00
Educadores
Serviços comuns:
- Aulas particulares
- Cursos online
- Tutoria
- Preparação para concursos
Template sugerido:
Aulas particulares de [MATÉRIA], incluindo:
• 12 aulas de 1h30 cada
• Material didático personalizado
• Exercícios e simulados
• Suporte via WhatsApp
Período: Janeiro/2026
Valor: R$ 1.800,00 (R$ 150,00 por aula)
Segurança em Recibos Online
Proteção de Dados (LGPD)
Dados pessoais em recibos:
- Nome completo
- CPF
- Endereço
- Telefone e e-mail
Como proteger:
- ✅ Use plataformas criptografadas
- ✅ Não compartilhe recibos publicamente
- ✅ Envie via e-mail seguro ou link privado
- ✅ Armazene em local protegido
- ✅ Exclua dados desnecessários após prazo legal
Prevenção de Fraudes
Ao criar recibos:
- ✅ Use numeração sequencial (dificulta alteração)
- ✅ Salve em PDF (não editável)
- ✅ Use assinatura digital
- ✅ Guarde comprovantes de envio
Ao receber recibos:
- ✅ Verifique dados completos
- ✅ Confirme identidade do emissor
- ✅ Guarde cópia do recibo
- ✅ Cruze com comprovante bancário
Automação de Recibos Online
Fluxo Automatizado Completo
Cenário ideal (2026):
-
Cliente solicita serviço
→ Você aceita projeto
-
Sistema cria fatura automaticamente
→ IA preenche dados do cliente
→ IA sugere descrição do serviço
→ IA calcula valor
-
Fatura enviada automaticamente
→ Cliente recebe link de pagamento
→ Múltiplas formas de pagamento
-
Cliente paga online
→ PIX, cartão ou boleto
→ Pagamento confirmado instantaneamente
-
Recibo gerado automaticamente
→ Status: PAGO ✅
→ Você recebe notificação
→ Cliente recebe recibo por e-mail
-
Histórico salvo automaticamente
→ Dashboard atualizado
→ Relatório de recebimentos
→ Backup na nuvem
Tempo total: 30 segundos (só para revisar)
Perguntas Frequentes
Recibo de pagamento precisa de reconhecimento de firma?
Não! Recibos simples não precisam de reconhecimento de firma. A assinatura comum (física ou digital) é suficiente para validade legal. Apenas contratos específicos ou transações de alto valor podem exigir reconhecimento.
Posso criar recibo de pagamento online grátis?
Sim! Existem várias opções gratuitas:
- Templates Word/Google Docs
- Geradores online gratuitos
- Plataformas com plano gratuito
Porém, ferramentas gratuitas geralmente não oferecem:
- Histórico de recibos
- Personalização avançada
- Link de pagamento integrado
- Suporte técnico
Recibo online vale como nota fiscal?
Não. Recibo e nota fiscal são documentos diferentes:
- Recibo: Comprovante simples de pagamento
- Nota fiscal: Documento fiscal que gera tributos
Se você tem CNPJ ou o cliente exige nota fiscal, deve emitir nota, não recibo.
Como enviar recibo de pagamento para o cliente?
Formas recomendadas:
-
E-mail (mais comum)
- Anexe PDF do recibo
- Assunto claro: "Recibo #001 - Pagamento de [Serviço]"
-
WhatsApp
- Envie PDF ou link
- Prático para clientes que preferem
-
Link privado
- Cliente acessa online
- Pode incluir link de pagamento
-
Correio (físico)
- Apenas se cliente solicitar
- Pouco comum em 2026
Preciso guardar recibos por quanto tempo?
Recomendação: Pelo menos 5 anos
Motivos:
- Declaração de Imposto de Renda (5 anos)
- Prestação de contas
- Possíveis auditorias fiscais
- Processos judiciais (prazo pode variar)
Dica: Com recibos online, não há custo de armazenamento físico. Mantenha backup em nuvem por tempo indeterminado.
Posso cancelar um recibo já emitido?
Sim, mas com cuidado:
❌ Não faça: Deletar ou alterar recibo original
✅ Faça: Emitir recibo de cancelamento
Exemplo de recibo de cancelamento:
RECIBO DE CANCELAMENTO
Nº 002/2026
Este recibo CANCELA o Recibo nº 001/2026
emitido em 12/01/2026 no valor de R$ 2.500,00.
Motivo: [Descrever motivo do cancelamento]
Data: 15/01/2026
_______________________________
[SEU NOME]
CPF: 000.000.000-00
Recibo de pagamento pode ser editado depois?
Tecnicamente: Depende do formato
- PDF: Não editável (recomendado)
- Word/Docs: Editável (não recomendado)
Legalmente: Não deve ser editado após emissão
Se precisar alterar:
- Emita recibo de cancelamento
- Emita novo recibo corrigido
- Mantenha histórico de ambos
Conclusão: Recibos Profissionais em Segundos
Criar recibos de pagamento online não precisa ser complicado ou demorado. Com as ferramentas certas, você pode:
✅ Criar recibos profissionais em 30 segundos
✅ Ter validade legal garantida
✅ Incluir link de pagamento integrado
✅ Receber notificação quando pago
✅ Manter histórico completo automaticamente
✅ Economizar horas de trabalho manual
A evolução: De recibos manuais para recibos inteligentes com pagamento integrado.
Crie Seu Primeiro Recibo Profissional Agora
A LinkPix é a plataforma moderna de recibos e pagamentos online que cria recibos profissionais em segundos, gera links de pagamento instantâneos e notifica você quando o cliente paga.
Por que escolher a LinkPix?
✅ 30 segundos para criar recibo profissional
✅ IA preenche dados automaticamente
✅ Link de pagamento integrado (PIX, cartão, boleto)
✅ Notificação instantânea quando pago
✅ Dashboard completo com histórico
✅ Templates profissionais personalizáveis
✅ Válido legalmente com assinatura digital
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Sobre o Autor: Este guia foi criado pela equipe LinkPix, uma plataforma de recibos e pagamentos online com automação inteligente para freelancers e pequenas empresas que querem receber de forma profissional, rápida e segura em 2026.